Sistem dan Layanan Manajemen Dokumen Elektronik Membantu Komunitas Bisnis adalah sistem komputerisasi yang digunakan untuk mendapatkan, menyimpan, dan mengontrol dokumen elektronik dan dengan demikian mengurangi biaya kertas. Dokumen elektronik adalah dokumen yang dapat dibaca pada perangkat elektronik seperti PDA atau laptop. Sebagian besar layanan manajemen dokumen elektronik menggunakan beberapa server untuk menyimpan dokumen. Beberapa sistem menggunakan server tunggal, sementara yang lain menggunakan beberapa server berbeda untuk menyimpan versi dokumen yang berbeda. Dokumen disimpan dalam direktori yang berisi informasi berikut: tanggal; judul; tubuh; dan lokasi.
Layanan manajemen dokumen elektronik menyimpan berbagai dokumen elektronik. Dokumen-dokumen ini dapat mencakup file yang dipindai, gambar, teks, dan jenis file lainnya. Mereka disimpan pada perangkat penyimpanan elektronik yang dapat diakses melalui Internet atau dengan perangkat penyimpanan fisik seperti hard drive atau CD-ROM. Sebagian besar layanan manajemen dokumen elektronik dapat menyimpan dan menyalin berbagai jenis dokumen. Beberapa jenis dokumen mungkin memerlukan perangkat lunak khusus untuk dibuka sementara yang lain mungkin mengharuskan dokumen dibuka dalam pengolah kata. Dalam beberapa kasus, dokumen kertas dapat disimpan dalam perangkat penyimpanan elektronik, terutama jika dokumen tersebut berukuran besar dan kompleks.
Ada sejumlah perusahaan yang menyediakan layanan manajemen dokumen elektronik. Perusahaan-perusahaan ini menyediakan penyimpanan, manajemen dokumen elektronik, pengambilan dokumen dan layanan terkait lainnya. Pengambilan data elektronik, manajemen dokumen elektronik, dan pemulihan data elektronik adalah beberapa layanan yang ditawarkan. Teknologi informasi, perangkat lunak komputer, dan layanan teknik juga termasuk dalam penawaran perusahaan-perusahaan ini.
Sistem manajemen dokumen elektronik perlu disesuaikan untuk memenuhi persyaratan bisnis yang berbeda. Ini berarti bahwa perusahaan perlu menentukan jenis dokumen apa yang perlu disimpan, bagaimana dokumen tersebut harus disimpan dan bagaimana dokumen tersebut harus diambil. Setiap jenis bisnis akan memiliki standar tersendiri untuk menyimpan dan mengambil dokumen elektronik. Spesifikasi untuk sistem manajemen dokumen elektronik harus mencakup langkah-langkah keamanan. Ini juga perlu menyertakan proses yang efisien dan efektif untuk menemukan, menandai, dan mengunci catatan.
Sistem penyimpanan dokumen elektronik biasanya memungkinkan pengguna untuk mengakses file mereka dan memperbarui, menghapus, atau menambahkan dokumen kapan pun diperlukan. Format elektronik dokumen dapat dipindai ke dalam album foto digital. Album tersebut kemudian dapat diakses melalui Internet, memungkinkan karyawan untuk mengakses file dari lokasi mana pun yang memiliki koneksi Internet berkecepatan tinggi. Beberapa layanan penyimpanan elektronik menawarkan layanan penyimpanan dan pengambilan dokumen dengan basis bayar per unduhan.
Sistem Sistem dan Layanan Manajemen Dokumen Elektronik bermanfaat bagi perusahaan dan individu. Mereka dapat membantu bisnis mengurangi biaya penggunaan kertas, tinta, dan ruang, serta meningkatkan produktivitas karyawan yang memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan mereka. Sistem manajemen dokumen elektronik juga menawarkan keamanan data waktu nyata, sehingga mengurangi risiko penyimpanan dokumen yang tidak sah. Peningkatan waktu yang dihemat sendiri dapat menghasilkan lebih banyak keuntungan bagi perusahaan.