Kegiatan ini berlangsung pada 1 hingga 3 Oktober 2025 di Conference Room Prof. Dr. H.A. Ya’kub Matondang, M.A., Kampus I UMA.
Pembukaan Kegiatan dan Sambutan Rektor UMA
Acara dibuka oleh Zarina Alfandari, S.Psi, selaku moderator, yang memaparkan rangkaian agenda pemantauan.
Dalam sambutannya, Rektor Universitas Medan Area, Prof. Dr. Dadan Ramdan, M.Eng., M.Sc., menyampaikan apresiasi dan ucapan terima kasih atas kehadiran Tim Auditor Irjen Kemdiktisaintek yang telah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan hibah penelitian dan pengabdian di lingkungan UMA.
“Kehadiran tim auditor sangat berarti bagi kami. Universitas Medan Area senantiasa berkomitmen untuk menjalankan setiap program penelitian dan pengabdian sesuai dengan ketentuan yang berlaku, agar dapat memberikan manfaat nyata bagi masyarakat,” ujar Prof. Dadan Ramdan.
Turut hadir dalam kegiatan tersebut para pimpinan UMA, di antaranya:
- Dr. Dedi Sahputra, S.Sos., M.A., Wakil Rektor Bidang Mutu SDM dan Perekonomian
- Dr. Rizkan Zulyadi, S.H., M.H., Wakil Rektor Bidang Minat, Bakat, dan Karir
- Dr. Ir. Rahmad Syah, M.Kom., ASEAN Eng., APEC Eng., Wakil Rektor Bidang Riset, Publikasi, dan Kemitraan
- Dr. Hartono, S.Kom., M.Kom., Kepala BPJIID UMA
- Ir. Habib Satria, M.T., M.Kom., IPM, ASEAN Eng., Kepala P3MPI UMA
Sementara Tim Auditor Irjen Kemdiktisaintek dipimpin oleh Danang Syahrul selaku Ketua Tim, bersama Sulistiono, Firdaus Rahmad Akbar, dan Galih Ari Sadewo sebagai anggota.
Pemaparan Materi dan Poin Pemantauan
Kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh Galih Ari Sadewo, yang menekankan pentingnya kepatuhan administrasi, tata kelola anggaran, serta mitigasi risiko dalam setiap tahapan penelitian dan pengabdian — mulai dari penyusunan proposal hingga pelaporan luaran.
Beberapa poin utama yang menjadi perhatian auditor meliputi:
- Kesesuaian penggunaan dana hibah dengan komponen biaya yang telah ditetapkan, seperti upah, teknologi-inovasi, pelatihan, dan perjalanan dinas.
- Kelengkapan bukti pertanggungjawaban kegiatan, termasuk laporan, faktur, dan dokumen pendukung.
- Kualitas luaran penelitian dan publikasi ilmiah, yang harus sesuai standar, tidak dipublikasikan pada jurnal yang discontinued, serta mencantumkan acknowledgment kepada Kemdiktisaintek.
Pemeriksaan Dokumen dan Temuan Awal
Pada hari kedua, Tim Auditor melakukan verifikasi mendalam terhadap dokumen penelitian dan pengabdian yang dilaksanakan oleh dosen penerima hibah. Pemeriksaan meliputi:
- Catatan harian kegiatan penelitian dan pengabdian,
- Alokasi dan penggunaan anggaran,
- Pelaporan serta kepatuhan pajak (PPh 21, 22, dan 23).
Dari hasil pemeriksaan, ditemukan beberapa hal yang perlu mendapat perhatian, antara lain:
- Tiga ketua peneliti belum melengkapi administrasi realisasi belanja sesuai ketentuan,
- Beberapa pelaksana pengabdian belum memenuhi kewajiban pajak,
- Masih terdapat luaran publikasi yang belum memenuhi standar dan belum mencantumkan acknowledgment pemberi dana.
Selain itu, Tim Auditor juga mencatat perlunya peningkatan pada aspek administrasi pelaporan, seperti pengisian catatan harian dan kesesuaian format pelaporan.
Penekanan terhadap Kualitas Luaran dan Tata Kelola Anggaran
Dalam arahannya, tim auditor menegaskan pentingnya peningkatan kualitas luaran penelitian dan pengabdian, baik dalam bentuk artikel jurnal maupun publikasi media massa.
Adapun ketentuan utama yang harus diperhatikan, antara lain:
- Publikasi tidak boleh dilakukan di jurnal yang discontinued dan harus mencantumkan acknowledgment pemberi dana,
- Pengelolaan komponen biaya harus sesuai dengan proporsi yang ditetapkan:
- Komponen upah/jasa maksimal 10%,
- Teknologi dan inovasi minimal 50%,
- Pelatihan maksimal 20%,
- Perjalanan maksimal 15%,
- Komponen lain-lain hanya untuk kegiatan yang relevan dengan luaran wajib.
Komitmen UMA terhadap Transparansi dan Akuntabilitas
Menutup kegiatan, Dr. Ir. Rahmad Syah, M.Kom., ASEAN Eng., APEC Eng., selaku Wakil Rektor Bidang Riset, Publikasi dan Kemitraan, menyampaikan komitmen UMA dalam menindaklanjuti seluruh rekomendasi yang diberikan oleh tim auditor.
“Universitas Medan Area akan terus melakukan perbaikan dalam setiap aspek pengelolaan hibah penelitian dan pengabdian. Kami berharap hasil riset dan pengabdian dosen UMA tidak hanya berkontribusi pada pengembangan ilmu pengetahuan, tetapi juga memberi dampak langsung bagi masyarakat,” ungkap Dr. Rahmad Syah.
Kegiatan ini menjadi langkah penting dalam memperkuat akuntabilitas, transparansi, dan tata kelola penelitian di Universitas Medan Area, sekaligus memastikan bahwa setiap dana hibah yang diterima benar-benar memberikan manfaat nyata bagi kemajuan pendidikan dan kesejahteraan masyarakat.